Авансовый отчет

Авансовый отчет - первичный документ, цель которого состоит в подтверждении расходов соответствующими правильно оформленными документами выданных ранее авансовых определенных денежных средств. Как правило, изначально авансовый отчет заполняется подотчетным лицом (лицом которое получило заблаговременно заказанную сумму денег) и далее передается в бухгалтерию для проверки документов, подтверждения и списания расходов с под отчета. Бланк авансового отчета относится к унифицированным формам и имеет свою утвержденную форму - форма № АО-1.

 

Выдача наличных денег сотруднику происходит через кассу организации. Для выдачи таких средств необходимо иметь полный комплект документов, а именно: приказ о направлении сотрудника в командировку, где обязательно указывается количество дней, дата и место пребывания; расчет расходных средств (проживание и суточные).

 

Затем, не позднее, чем 3 рабочих (банковских) дней, после возвращения из командировки, сотрудник, в чье распоряжение поступили деньги, должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет. Авансовый отчет подается в единственном экземпляре.

 

Обратите внимание, что бланк авансового отчета двухсторонний и есть четко прописанная инструкция по правильности заполнения документа. Поскольку не все графы заполняет лицо, которому были выданы средства. Подотчетное лицо указывает: фамилию, имя, отчество, указывает отдел, где работает, номер (по возможности), дату, должность и предназначение аванса. В нижней части документа заполняет таблицу расходов. С обратной стороны формы указывает перечень документов, что подтверждают его расходы и затраты по ним, обязательно приложив все чеки.

 

Остальные функции по заполнению отчета переходит в обязанности работника бухгалтерии.

 

Согласно инструкции и законодательным актам, авансовый отчет, после проверки правильности оформления первичных документов сотрудниками бухгалтерии, передается на подписание руководителю организации, который своей подписью и печатью подтверждает подлинность документов, тем самым отчетность по выдаче аванса.

 

Стоит помнить, что запрещается выдавать аванс тем сотрудникам, которые имеют задолженность.

 

По материалам сайта: https://авансовыйотчет.онлайн